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Integrazione con i Gestionali per Ecommerce Risparmia tempo e denaro

In un periodo di grossi cambiamenti come quello attuale l’ottimizzazione dei processi gestionali aziendali ricopre un ruolo strategico.

In ogni ambito aziendale è necessario individuare tutti quei processi che è possibile automatizzare per limitare l’intervento umano.

I motivi sono principalmente tre:

  1. Costi
  2. Le non conformità (gli errori)
  3. Tempo

Costi:
Ogni procedura in cui è necessario l’ intervento umano sottrae tempo e quindi soldi ad altri processi probabilmente più proficui. Automatizzare i processi vuol dire eliminare costi superflui.

Non conformità:
Ogni collaboratore, per quanto preciso, intrinsecamente è portato a commettere qualche errore di battitura.
Integrare vuol dire eliminare tali errori oltre che snellire il flusso delle operazioni.

Tempo:
Puoi ottimizzare tempo prezioso speso per le azioni ripetitive ed utilizzare le tue risorse per fare altro.

E’ facile comprendere quindi come, integrare, sia un’attività necessaria per tutte quelle aziende che voglio ottimizzare ed eliminare sprechi.

Va da se che individuare quali sono i processi che possono essere automatizzati e quelli che invece devono rimanere a gestione umana richiede una buona conoscenza dei processi aziendali.

In generale dove non serve particolare valore aggiunto è consigliabile farlo fare da una macchina 🙂

Per quanto concerne l’integrazione dei software e-commerce con i gestionali, gli ambiti possono essere i più svariati.

Eccone alcuni:

  • Anagrafiche clienti
    1. fatturazione
    2. spedizione
  • Anagrafiche prodotti:
  1. prezzi dinamici;
  2. sconti dinamici
  3. visibilità prodotti
  4. giacenze di magazzino
  • Ordini

  • Documenti
  1. fatture
  2. bolle
  3. ordini
  4. altra documentazione (distinte tecniche, ecc…)

E’ importante sottolineare che ogni integrazione ha una sua storia e sue dinamiche perché, intrinsecamente, le aziende anche se apparentemente uguali, sono in realtà diverse.

Anagrafiche clienti

Di consueto ogni gestionale divide l’anagrafica in due parti principali:

  • anagrafica per la fatturazione
  • anagrafica per la spedizione

L’anagrafica è unica e univoca mentre l’indirizzo di spedizione può cambiare.

Uno stesso cliente può avere la necessità di ricevere la merce in più luoghi, perchè può avere magazzini o punti vendita dislocati in luoghi diversi.
Una buona integrazione deve quindi prevedere questa necessità.

Spesso però si può evitare di integrare le anagrafiche inserendo, nella testata d’ordine, anche l’indirizzo di destinazione.

Sarà cura quindi del gestionale associare l’indirizzo di fatturazione all’ indirizzo di spedizione.

Anagrafiche prodotti

Mi è capitato di lavorare con aziende che avevano la necessità di importare i prodotti in modo automatico.

Personalmente non consiglio questo tipo di procedura perchè i dettagli del prodotto presenti sul gestionale non sono adatti alla vendita al cliente finale (soprattutto in ottica Seo e di qualità delle informazioni).

Se la descrizione o il nome del prodotto inseriti nel gestionale sono a uso e consumo del personale interno all’azienda (che quindi conoscono già il prodotto), quando si lavora con il cliente finale è necessario dettagliare bene titolo, descrizione e informazioni aggiuntive.

Non bisogna mai dimenticare che nella vendita online non è presente il commesso che illustra il prodotto, ma sono i testi descrittivi e le immagini che devono “convincere”  il cliente che quello è il prodotto che sta cercando.

Una delle particolarità nella vendita b2b/b2c può essere quella di avere il prezzo del prodotto dinamico.
Può variare in base a diversi fattori: in base alla quantità, alla famiglia, al gruppo cliente o a  tanti altri fattori.

Inizialmente è sempre meglio usare gli strumenti che mette a disposizione il software e-commerce,  ma possono non essere sufficienti.

In questo caso è possibile agire direttamente sulle funzioni che generano il prezzo rendendolo completamente dinamico.
In questi casi limite è necessario che gestionale e ecommerce siano collegati in maniera sicura e veloce.

Nelle aziende che lavorano in b2b ci potrebbe anche essere l’esigenza di vendere prodotti in esclusiva.

Anche in questo caso vanno fatte procedure dedicate.

Sincronizzare le giacenze permettere di sapere sempre e in ogni momento la situazione del magazzino.

Tenere sotto controllo le disponibilità è indispensabile per avere un’azienda efficiente.

Un magazzino aggiornato e perfettamente funzionante(sia a livello di carichi che di scarichi) permette, alle aziende di effettuare riordini puntuali dai propri fornitori e alle aziende di produzione e fare puntuali lanci di commesse.

Non si può prescindere dall’ avere un magazzino o una logistica efficiente.

Un’azienda che vuole abbattere costi inutili deve avere statistiche di magazzino aggiornate per capire quali sono i prodotti che girano, quelli fermi, e quelli che devono essere smaltiti rapidamente per evitare di rimanere con il “cerino in mano” 🙂

Ordini

L’integrazione degli ordini è la base su cui ogni e-commerce deve lavorare.
Probabilmente è il processo più importante per quanto concerne l’integrazione.

Una buona integrazione degli ordini non solo permette di sollevare da questo compito il personale relegato all’inserimento dell’ordine (operation Manager) ma evita anche fastidiosi errori di battitura.

Evitare errori deve essere una priorità.

Documenti

L’integrazione dei documenti aziendali è un classico.
Sono tante le aziende che hanno un’area riservata per i loro clienti.

La necessità del cliente e la nostra è sempre quella di risparmiare attese inutili.
Rendere disponibili fatture, bolle e altra documentazione è un modo per evitare inutili attese telefoniche.

Rendere disponibile la semplice bolla permette molto spesso di informare il magazzino del cliente che la merce sta per arrivare. Pensiamo ad esempio alle aziende piccole, che hanno poco personale.

Inviare la bolla permette di capire quando la merce arriverà e quindi rendere disponibile il personale allo scarico.

Penso sia un ottimo servizio che permette all’azienda di fare una bella figura.

Conclusioni

Ogni attività aziendale ha un costo in termini di tempo e quindi di soldi.

Automatizzare e integrare significa ottimizzare eliminando inutili sprechi e non conformità.

Se ti interessa approfondire ti consiglio l’articolo:

Alla prossima!

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