Pianificazione e Budget per il successo di un progetto ecommerce

Sono tanti gli ecommerce che vanno online senza una corretta pianificazione, con un modello di business errato o senza concretamente creare qualcosa che possa crescere e scalare.

Se qualsiasi tipologia di attività necessita di pianificazione, a maggior ragione è così quando parliamo di ecommerce. Ovvero di un settore in cui possiamo avere, numeri alla mano, una precisione sicuramente maggiore rispetto per esempio a tanti business tradizionali. Infatti le KPI sono altamente misurabili, possiamo fare degli studi competitivi e quindi tirar fuori dei dati di partenza sicuramente molto più interessanti da raccogliere ed analizzare. Francesco Chiappini e Marco Biasin, rispettivamente CEO e Founder e Direttore Operativo di Ecommerce School, hanno esaminato i motivi per cui Business Plan e Budget sono così importanti per il successo di un progetto ecommerce e quali sono i pilastri per crearli correttamente.

La pianificazione è estremamente sottovalutata, mentre è la prima cosa da fare nel momento in cui si decide di andare online. Ci sono alcune tipologie di lancio di progetti che partono senza pianificazione, fanno dei test e poi vanno a sviluppare il Business Plan, per avere direttamente un feedback dal mercato.

Anche se fai parte di queste, comunque la tua pianificazione deve comprendere un’analisi del mercato, una considerazione di quanto è grande, di quanto fatturato puoi ritagliarti; un’analisi dei competitor per posizionarti per differenza; e una strategia da mettere a terra per portare traffico e scalare con il tuo progetto.

Ecco perché ti serve avere Business Plan:

per sapere quanto ti costa l’intero progetto e il tempo per il Break Even Point
per gestire i flussi di cassa
per definire le Kpi da monitorare nel tempo e avere una bussola da seguire
per definire gli aspetti tecnologici, la strategia di posizionamento e il piano marketing
per organizzare risorse, ruoli e flussi operativi
per accedere ai finanziamenti necessari alla riuscita del progetto (+ Pitch)
perché, se scopri che non è fattibile, hai salvato (e guadagnato) migliaia di euro di investimento oppure rivedere il modello di Business
in generale, per avere una traccia da seguire, una pianificazione nel dettaglio di cosa andare a implementare e una previsione dei flussi di cassa e dei ritorni dell’investimento.

Il Business Plan non è qualcosa di “stampato sulla pietra”, ma un documento aperto e dinamico, che ti deve aiutare ad abbattere il più possibile gli errori aziendali.

La sua stesura dipende anche dalla finalità: dovrai considerare aspetti diversi a seconda che si tratti di un documento di pianificazione interna o di un Business Plan destinato anche a futuri finanziatori.

A chi serve e cosa deve contenere

Nel fare il Business Plan, all’imprenditore interessa:

capire se il suo progetto o idea è realizzabile e ha un senso
sapere quanti soldi deve investire prima di avere il ritorno
conoscere tutti i costi fissi e variabili che deve affrontare (team, spedizioni, commissioni, fee pagamenti e marketplaces etc.)
avere una panoramica delle attività da fare, ma soprattutto quali sono le sue mansioni e cosa deve produrre per implementare un progetto
sapere quali scelte strategiche, tecnologiche e di infrastruttura deve sostenere

A chi implementa il progetto, invece, serve:

definire con esattezza tutte le attività da fare

scadenziarle in Task operativi

conoscere i ritorni previsti e i budget e come generare fatturato
essere veloci e coordinati sul day by day e l’intera execution

E se l’idea si dimostra irrealizzabile?

Meglio averlo saputo prima: si risparmiano migliaia di euro e si è sempre in tempo per evitare l’investimento o rivedere il proprio modello di business e posizionamento. In questi casi, occorre farsi spiegare per bene i motivi e assicurarsi che ci siano le competenze per rivedere il posizionamento.

Ecco tutto quello che deve contenere un Business Plan:

Ora, per renderlo operativo, bisogna aggiungere Gantt e To do list.

L’importanza del Budget e chi deve farlo

Un budget è essenziale prima di partire, ma si può fare anche se il treno è già partito: meglio tardi che mai!

In azienda possono fare il Budget:

CEO / Ecommerce Manager
CFO sotto linee guida
Responsabili di reparto per la propria area di pertinenza

Possono invece correggerlo:

Controller
CEO / Ecommerce Manager
CFO sotto linee guida
Responsabili di reparto per la propria area di pertinenza

Un consiglio: è bene sempre verificare che il proprio interlocutore sia allineato sulle terminologie, che “parli la stessa lingua”!

Un esempio:

Attenzione: ci sono alcuni parametri importanti che non si trovano in un budget. Ad esempio il budget non include:

l’andamento dei flussi di cassa

la normalizzazione dei ricavi e dei costi

il focus sull’advertising

gli impatti della finanza agevolata

le logiche di ammortamento dei costi

il budget patrimoniale

le logiche monitorate all’interno di un controllo di gestione.

Una delle domande più comuni in un lancio di progetto è: quanti soldi a livello di cassa servono per partire? Questo dipende dipende da una serie di condizioni che nel budget non sono incluse…

Quando pagherai i fornitori (30, 60, 90 o 120 giorni? Quali sono i tassi di crescita mese su mese? Ad esempio i progetti ecommerce B2C tendenzialmente incassano subito e pagano il fornitore 60 giorni, quindi all’ecommerce che cresce leggermente di mese in mese, anche se non guadagna ma cresce solo il fatturato, avanza della cassa. Ciò può essere pericoloso perché poi quando quell’ecommerce smette di crescere, se ha fatto degli investimenti, gli manca la cassa e, quando deve andare a pagare i fornitori, non hai più soldi.

Budget ecommerce vs Budget vendita tradizionale

Il budget per ecommerce ha in comune con ogni altro tipo di business gli obiettivi fondamentali:

conto economico

investimento

rendiconto finanziario

creazione dei KPIs

costi variabili, fissi e BEP (Break Even Point)

Ma, allo stesso tempo, si fonda su elementi diversi e caratteristici della vendita online:

costi di spedizione e logistica

costi di marketing

costi IT / piattaforma

strumenti di incasso

leve di generazione del fatturato

attribuzione dell’advertising

Questa è una cosa su cui stare molto attenti perché, se vi fate aiutare nella creazione del budget da persone che fanno bene i budget ma che non sanno fare i budget ecommerce, non sarà mai un prospetto abbastanza rappresentativo di quello che accadrà.

Insomma, affidarsi alle giuste competenze è fondamentale per una corretta pianificazione di un progetto e per dominarne tutti gli aspetti.