Project Management per Ecommerce: perché è indispensabile e come farlo

La gestione di un ecommerce prevede anche la responsabilità di sapere tutto quello che stanno facendo i tuoi collaboratori, con quali priorità stanno lavorando e le loro tempistiche.

Marco Biasin, COO di Ecommerce School, e Simona Lombardi, Project ed Ecommerce Manager Senior, raccontano tutti i segreti del Project Management per ecommerce.

Perché è davvero indispensabile? Quanto è importante internalizzare una gestione strutturata del progetto?

Chi è il Project Manager per Ecommerce e di cosa si occupa

Quando si parla di Project Management si deve innanzitutto tenere a mente ciò che questa professione include, ovvero principalmente persone:

• Project Manager, Project Owner, Program Manager
• Team Members (interni ed esterni)
• Stakeholder (interni ed esterni)

Ma anche operatività legate a:

• Workspace
• Task
• Scadenze
• SAL e Conversazioni
• Repository Documenti
• Gantt, cioè i vari carichi di lavoro

Il ruolo del Project Manager per l’ecommerce

In ogni azienda o in ogni progetto, serve un Project Manager perché è la persona che si fa carico completo del progetto.

Un Project Manager ha diversi compiti e il suo ruolo all’interno di un progetto ecommerce comprende anche:

• • Definizione qualitativa e quantitativa delle risorse necessarie a raggiungere gli obiettivi prestabiliti
  • Coinvolgimento del team, diventando anche il punto di riferimento per ogni membro
  • Assegnazione delle varie attività, o task
  • Definizione dei carichi di lavoro e delle relative scadenze
  • Determinazione delle priorità fra le varie attività da svolgere
  • Controllo e supporto
  • Feedback ai collaboratori

Infine, è bene sottolineare che un Project Manager non si limita ad assegnare le task ma si deve occupare anche di trasmettere l’importanza strategica di ogni singola attività all’interno del gruppo. Non si tratta solo di indicare a una risorsa l’attività da svolgere, si tratta soprattutto di assicurarsi che la risorsa abbia capito il da farsi e l’importanza del proprio lavoro.

Il coinvolgimento delle risorse e l’importanza di portarle on board

Il coinvolgimento delle risorse all’interno del progetto è un passaggio delicato del Project Management.

Questo perché le risorse servono sia interne che esterne all’azienda e perché a ciascuna di loro deve essere assegnato il ruolo specifico e responsabilità correlate.

Inoltre, il Project Manager deve verificarne le disponibilità in termini orari, anche settimanali.

Portare le risorse in azienda ha dei grandi vantaggi dal punto di vista della produttività.

Questo perché una persona on board è più coinvolta e si sente più responsabilizzata e parte integrante del progetto stesso.

Ricorda anche che una persona interna al progetto ha la situazione sotto controllo in maniera migliore perché è aggiornata in tempo reale e grazie al tool di Project Management e al Gantt può trovare sempre tutto quello che gli serve.

Cos’è un Gantt e come crearlo

Un Gantt è un sistema che permette di tenere allineate tutte le attività che vengono svolte o che dovranno essere svolte in una scala temporale ben delineata. Inoltre, permette anche di inserire e gestire tutta una serie di task assegnate alle varie risorse del team.

Grazie a un Gantt e a un tool di Project Management, l’imprenditore avrà una visione completa dei lavori svolti e di quelli in programma e sarà in grado di gestire in completa autonomia l’intero progetto.

Creare un Gantt vuol dire creare una serie di processi che sono in grado di portare risultati, e comprende:

• Definire le date di inizio e fine del progetto
• Creare una timeline
• Indicare tasks e sotto-tasks dettagliate
• Assegnare ogni task alla risorsa di competenza
• Assegnare un effort e una data di scadenza a ogni task
• Impostare vincoli e dipendenze fra le varie tasks, caratteristiche inevitabili quando un progetto viene suddiviso in tante mansioni che devono incastrarsi fra di loro
• Aggiornare i progressi e i completamenti

I vantaggi e gli svantaggi del Gantt

Come per ogni aspetto della vita, anche il Gantt ha vantaggi e svantaggi.

I vantaggi di un Gantt sono:

• Chiarezza e trasparenza per ogni Stakeholder
• Panoramica semplice dello status quo
• Verifica delle prestazioni del team
• Migliore gestione del tempo
• Motivare il team
• Possibilità di fare previsioni e capacità di sviluppare una maggior flessibilità

Quest’ultimo punto, se ben considerato e se accompagnato da una riunione di fine progetto, permette anche di essere più precisi e di risolvere le criticità prima che compaiano nel progetto successivo. Il confronto, che è alla base della chiarezza e della trasparenza accennati all’inizio dei vantaggi, permette di creare un team che possa crescere anche con l’ottica dei progetti futuri.

I contro di un Gantt invece, pur non essendo molti, sono da prendere in considerazione per poter compiere una scelta consapevole. Questi sono:

• Complessità legata a progetti estesi o a troppi progetti gestiti contemporaneamente
• Necessità di una linearità
• Può richiedere molto effort per quanto concerne la gestione, specialmente in fase di avvio

Infine, un’ultima caratteristica che non è un vantaggio ma neanche uno svantaggio, c’è il fatto che per gestire al meglio un Gantt servono tutte le skills del Management.

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Tutte le skill del management

Prima di tutto, sembrerebbe ovvio ma non lo è, un Project Manager è un Manager. Deve conoscere la materia, anche se la conoscenza da sola non basta perché il Management prevede anche altre skill, oltre alle competenze di settore. Questo perché fare e far fare sono due cose molto differenti, la capacità di delega non vuol dire sbolognare i compiti a qualcun altro ma trasferire le responsabilità delle attività a chi davvero può gestirle.

Tra le skill ci sono:

• Intelligenza emotiva
• Pensiero laterale
• Gestione del Team
• Lungimiranza, necessaria ad intercettare possibili problemi futuri

La definizione dell’Università di Harvard per il termine Management è “l’arte di fare le cose attraverso gli altri”, che è appunto la traduzione di delega.

La definizione di Harvard per la parola Processi, invece, è “l’insieme di compiti e attività che insieme, e solo insieme, trasformano gli input in output ”.

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È bene sottolineare che non si tratta di una skill con sui si nasce, si tratta di un’attività che richiede tanto allenamento e che deve essere considerata a tutti gli effetti un lavoro.

Project Management con tool di Gantt: Asana

Il problema fondamentale di qualsiasi azienda è la necessità di organizzarsi al meglio. Asana, come molti altri tool di Project Management, permette proprio questo.

Si tratta di un software freemium, ovvero che ha la maggior parte delle funzionalità nel piano basic e free, ma ne anche alcune a pagamento.

Tra le altre, le funzionalità di Asana più utili sono:

• Gestione dei flussi di lavoro
• Cronologia sempre a disposizione
• Bacheca, per avere sempre tutto sotto controllo
• Calendario, per avere anche una visione cronologica del lavoro
• Integrazioni con altre App
• Obiettivi
• Moduli, per suddividere le operazioni
• Automazione
• Gestione delle risorse
• App per Desktop e per mobile

I progetti su Asana

Attraverso Asana si possono organizzare contemporaneamente più progetti.

Il progetto comprende tutta una serie di macro-attività, che a loro volta comprendono delle aree più piccole di lavoro. Ogni area poi, a sua volta, può essere suddivisa in tanti task e sotto-task. In questo modo ogni singola micro-attività del processo può essere gestita in maniera ottimale e può essere visionata da tutto il gruppo.

Inoltre, a lato c’è un menu che permette di visionare il progetto, le risorse e il team associato ad ogni singolo progetto, distinto dagli altri.

Esiste anche una visualizzazione a lavagna, che permette di gestire e modificare tutte le risorse in maniera semplice e veloce. Infatti, con un semplice clic si può aggiungere una nuova attività. Bisogna però prestare attenzione al linguaggio della piattaforma: chi inserisce nomi, responsabili e tempistiche deve essere in grado di farlo con cognizione di causa e con un linguaggio che sia comprensibile a tutti.

Per aggiungere una task si deve:

• Dare un titolo alla task
• Assegnarla alla persona di riferimento
• Dare un range temporale per svolgerla
• Associarla al progetto
• Inserire la priorità che si dividono in alta, media o bassa
• Descrivere l’attività
• Lasciare lo spazio per i commenti e le comunicazioni interne, come se fosse una chat

Inoltre, Asana permette anche di avere una visione propria delle varie task, nel proprio profilo personale. In questo modo ci si può monitorare e crescere nel tempo.

Infine, esiste anche una visione della timeline che può aiutare a comprendere se c’è una gestione corretta del progetto anche sotto questo punto di vista.

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La formula del cambiamento per un buon Management

Quando si fa Management si sta gestendo un processo che dovrà portare a un cambiamento e tante volte, quando si fa fatica a gestire un cambiamento è perché, secondo Harvard, non si è scongelata correttamente la situazione precedente.

Secondo Harvard, “Per cambiare devi essere pronto a scongelare e ricongelare il tuo status quo”, questo perché il cambiamento è fatto di 3 step:

• Scongelamento
• Cambiamento
  
• Ricongelamento, ovvero la fase in cui c’è una verifica dell’effettivo cambiamento e in cui le persone siano soddisfatte e consapevoli della nuova situazione

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